U bent hier

Één jaar AVG en 300 privacyvragen verder. Dit is één van de meestgestelde

De Algemene Verordening Gegevensbescherming trad alweer bijna een jaar geleden –op 25 mei 2018– in werking. Bij de invoering ervan stuitten schoolbesturen op diverse problemen en vraagstukken. Bijna 300 privacyvragen werden het afgelopen jaar voorgelegd aan onze Helpdesk. Dit is één van de meestgestelde vragen:

Hoe lang mag een leerlingendossier bewaard worden?

In de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn geen concrete bewaartermijnen opgenomen. Er is in de AVG slechts opgenomen dat persoonsgegevens niet langer mogen worden bewaard dan voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, noodzakelijk is. Dit wordt het beginsel van opslagbeperking genoemd.

Onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) gold dit beginsel ook al. Maar destijds was in het Vrijstellingsbesluit WBP opgenomen dat persoonsgegevens van een leerling uiterlijk twee jaar nadat de leerling de school had verlaten (wettelijke uitzonderingen daargelaten) verwijderd moesten worden. Het Vrijstellingsbesluit stelde dus wel een grens aan het kunnen bewaren van persoonsgegevens.

Hoe lang en met welk doel

Met de komst van de AVG is het Vrijstellingsbesluit WBP komen te vervallen. Dit zorgt ervoor dat er geen termijn meer geldt waarop gegevens verwijderd moeten worden. Het wordt dus echt aan de scholen zelf overgelaten om te bepalen hoe lang zij bepaalde persoonsgegevens bewaren en met welk doel. Dit geldt dus ook voor het leerlingendossier.

Wij kunnen ons daarbij voorstellen dat schoolbesturen in het algemeen (uitzonderingen daargelaten) voor leerlingendossiers een bewaartermijn van uiterlijk twee jaar (nadat de leerling de school heeft verlaten) hanteren. Een dergelijke termijn werd immers in het verleden ook gehanteerd en klaarblijkelijk was dit een termijn die de Autoriteit Persoonsgegevens redelijk achtte.

Leg het schriftelijk vast

Het is voor schoolbesturen van belang om uw beleid rond het bewaren van persoonsgegevens (waaronder ook het leerlingendossier) goed schriftelijk vast te leggen, zodat dit voor iedereen kenbaar is en u zich daarop kunt beroepen.

Bewaar de gegevens uit de leerlingadministratie

Tot slot: er is een aantal gegevens waarvan wettelijk is vastgelegd dat deze nog een bepaalde termijn bewaard moeten worden. Dit geldt bijvoorbeeld voor de gegevens uit de leerlingadministratie. Zo is in het Besluit Bekostiging WVO / WPO opgenomen dat de gegevens uit de leerlingadministratie nog 5 jaar na uitschrijving van de leerling bewaard moeten blijven. In dat geval bestaat er een wettelijke grondslag om deze gegevens langer te bewaren.

Hebt u een andere privacyvraag? Wij beantwoordden er meer op onze website, misschien staat uw vraag daarbij. Of neem contact op met onze juridische helpdesk

 

 

PO | VO | MBO | HBO | WO

Aanmelden voor de Verus nieuwsbrief

Iedere week het laatste nieuws uit het onderwijs