U bent hier

Een eerste stap om de inkoop te professionaliseren

"Dat betekent minder vrachtwagens voor de deur, minder pakbonnen, minder administratie en minder kosten."

Jeroen van den Berg, hoofd facilitaire dienst Christelijk Lyceum Veenendaal

Wie koopt wat, waar in en voor welk bedrag? Daarvan geeft de spendanalyse een overzicht. Jeroen van den Berg, hoofd facilitaire dienst van het Christelijk Lyceum Veenendaal, liet 'm dit jaar uitvoeren. "We wilden eens een keer af van aannames."

"Meten is weten", zegt Van den Berg. Hij las de Verusbrochure Eerste hulp bij inkoop en zocht contact met de afdeling ledenvoordeel. "Wat ik las was heel herkenbaar en er was een klik. We wilden de inkoop in onze organisatie professionaliseren. Daarom zijn we begonnen met een spendanalyse over de voorgaande drie jaren."

Wat, hoeveel, bij wie en wat kost het?

De spendanalyse geeft een overzicht van wat er wordt ingekocht, wat het inkoopvolume is, bij welke leveranciers er wordt gekocht en hoeveel facturen er binnenkomen. Kun je zo'n overzicht zelf maken? "Ja, dat denk ik wel", zegt Van den Berg. "De financiële administratie zou best zo'n overzicht kunnen maken. Als je daar voldoende tijd in zou steken." 

Een overzicht van alle contracten

Nu heeft het hoofd facilitaire dienst een goede analyse van de huidige situatie en verbetermogelijkheden voor de toekomst in handen. "Een van de vervolgstappen is dat we een module krijgen waarin wij een overzicht van al onze contracten invullen."

Neem bijvoorbeeld softwarelicenties. Die worden elk jaar door de afdeling ICT verlengd en betaald. "Maar dan blijkt dat de vakgroep zo'n softwarepakket al niet meer gebruikt tijdens de lessen."

Minder leveranciers

Ook wordt er decentraal ingekocht bij het Christelijk Lyceum Veenendaal. "Nu zien we dat de ene sectie potloden bij firma X bestelt, en de andere sectie bij firma Y. Ik hoef niemand uit te leggen dat we besparen als we allemaal bij firma Z bestellen."

De gemiddelde waarde van de facturen en de laagste waarde van een factuur zijn nu inzichtelijk, een middel voor Van den Berg om te kiezen voor minder leveranciers. "Dat betekent minder vrachtwagens voor de deur, minder pakbonnen, minder administratie en minder kosten."

Verdere plannen

Het maken van zo'n spendanalyse kost geld. Heeft Van den Berg de investering er al uit? "We gaan in de toekomst besparen. De spendanalyse is een basis geweest: we hebben heel veel informatie en maken vanuit dit punt verder plannen. Ik vind dat je een spendanalyse niet jaarlijks hoeft te doen. We zetten nu een aantal stappen en dan laten we er over een jaar of twee nog eens een uitvoeren. Dan moeten de resultaten beter zijn dan nu."