U bent hier

Privacyverklaring Verus Juridisch

Inleiding

Afdeling Verus Juridisch, hierna te noemen ‘Verus Juridisch’ is onderdeel van de vereniging Verus. Verus Juridisch respecteert uw persoonsgegevens en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die aan ons wordt verstrekt of anderszins verkregen vertrouwelijk wordt behandeld. Bij persoonsgegevens gaat het om alle informatie over een natuurlijke persoon. Ook gegevens die indirect iets over iemand zeggen, zijn persoonsgegevens. Met het onderstaande wordt uitvoering gegeven aan de in de AVG neergelegde informatieplicht aan de betrokkene(n) wiens persoonsgegevens Verus Juridisch verwerkt.

Verwerkingsverantwoordelijke en communicatie

Vereniging Verus is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens welke Verus Juridisch verricht. Verus Juridisch verwerkt persoonsgegevens om diensten aan te kunnen bieden, om persoonlijk met betrokkene(n) te kunnen communiceren en om dienstverlening te kunnen verbeteren. 

Verus werkt met commerciële derde partijen samen die Verus ondersteunen bij het verwerken van de persoonsgegevens voor de eerder genoemde doeleinden. Het gaat hierbij om applicaties zoals een administratiesysteem waarbij de gegevens niet op het Verus netwerk worden opgeslagen, maar bij een andere organisatie. Dit gebeurt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van Verus. Verus geldt dan onder de AVG als werkingsverantwoordelijke.

U kunt zich aanmelden voor het ontvangen van een nieuwsbrief of andere vormen van communicatie uitingen van vereniging Verus en / of de afdeling Verus Juridisch.

Doel verwerking persoonsgegevens

Verus verwerkt de hierna genoemde persoonsgegevens uitsluitend voor de hierna te noemen doeleinden:

  • het verlenen van juridische diensten, waaronder de uitvoering van een overeenkomsten het voeren van (gerechtelijke) procedures;
  • innen van declaraties
  • advisering, bemiddeling en verwijzing
  • correspondentie voeren, in welke vorm dan ook, naar aanleiding van informatie en/of verzoek(en) die aan Verus Juridisch worden verstrekt
  • voldoen aan onze juridische en wettelijke verplichtingen
  • marketing- en communicatie activiteiten
  • werving en selectie (sollicitatie)

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Verus Juridisch verwerkt de navolgende (soorten of categorieën) persoonsgegevens ten behoeve van de dienstverlening, uitsluitend indien daar een grondslag voor is of, in geval van het bsn, een wettelijke verplichting toe bestaat:

Cliënten
De cliënt is altijd een lid van Verus en daarmee een rechtspersoon. Van de vertegenwoordiger(s) van deze rechtspersoon kunnen wij de navolgende persoonsgegevens verwerken: kantoorgegevens, de voorna(a)m(en), achternaam, geboortedatum, nationaliteit, geslachtsaanduiding, het bsn-nummer, de burgerlijke staat, het adres, de woonplaats, het telefoon- en/of faxnummer en het e-mailadres.

Wederpartij
Van de (vertegenwoordiger van de) wederpartij van de cliënt verwerken wij de kantoorgegevens, voorna(a)m(en), achternaam, geboortedatum, nationaliteit, geslachtsaanduiding, het bsn-nummer, de burgerlijke staat, het adres, de woonplaats, het telefoon- en/of faxnummer en het e-mailadres.

Rechtsbijstandverleners en gemachtigden
Van de rechtsbijstandverlener/gemachtigde van de wederpartij en/of van een derde betrokken partij verwerken wij de voorna(a)m(en), achternaam, geslachtsaanduiding, de kantoorgegevens en het e-mailadres.

Getuige
Van een getuige registreert Verus Juridisch de naam, organisatie, functie, rol, adres, woonplaats en contactgegevens.

Tolk, getuige-deskundige, bewindvoerder, curator of mentor
Van een tolk, deskundige, bewindvoerder, curator of mentor registreert Verus Juridisch gegevens zoals de naam, adres, woonplaats, aard deskundigheid en eventuele kantoorgegevens.

Debiteuren en crediteuren
Om het financiële proces goed te laten verlopen, registreert Verus Juridisch gegevens zoals de naam, adres, woonplaats, correspondentieadres en bankgegevens van debiteuren en crediteuren. Ten behoeve van de inning van gelden wordt ook het toegekende dossiernummer geregistreerd.

Ontvangers nieuwsbrieven van vereniging Verus
U kunt u zelf inschrijven voor nieuwsbrieven van vereniging Verus. In dat geval registreert de Vereniging Verus uw e-mailadres. U kunt zich op elk gewenst moment weer uitschrijven voor nieuwsbrieven.

Overige contacten
Afhankelijk van de wijze waarop u contact zoekt, legt Verus Juridisch of vereniging Verus uw gegevens vast:

  1. bellen: registratie van uw naam en telefoonnummer en mogelijk andere gegevens afhankelijk van uw vraag.
  2. schrijven: registratie van uw naam en adres samen met andere gegevens uit uw brief. 
  3. e-mailen: registratie van uw naam en emailadres en overige gegevens die u deelt. 
  4. via social media: registratie van de naam die u op social media gebruikt en andere gegevens die u op social media gebruikt.

Voornoemde persoonsgegevens verwerkt Verus Juridisch en / of vereniging Verus omdat deze door u als betrokkene op eigen initiatief zijn verstrekt, in het kader van de dienstverlening zijn verkregen, door derde partijen aan ons kenbaar zijn gemaakt, waaronder wederpartijen, of via openbare bronnen bekend zijn geworden.

Verus Juridisch neemt de proportionaliteit en subsidiariteit in acht. Gegevens die niet noodzakelijk zijn voor het doel van de verwerking worden volgens het principe van dataminimalisatie niet verwerkt.

Grondslag verwerking persoonsgegevens

Verus Juridisch verwerkt de hierboven genoemde persoonsgegevens uitsluitend op basis van de hierna te noemen gronden als bedoeld in artikel 6, lid 1 en artikel 9, lid 2, hierna te noemen gronden als bedoeld in artikel 6, lid 1:

  • wettelijke verplichting
  • uitvoering van een overeenkomst
  • verkregen toestemming van betrokkene(n)
  • gerechtvaardigd belang en artikel 9 lid 2 van de AVG
  • uitdrukkelijke aantoonbare toestemming
  • verwerking door een stichting, een vereniging of een andere instantie zonder winstoogmerk die op politiek, levensbeschouwelijk, godsdienstig of vakbondsgebied werkzaam is
  • noodzakelijk voor de instelling

Delen van persoonsgegevens met derden

Verus Juridisch deelt uw persoonsgegevens alleen met derde partijen voor zover noodzakelijk voor de dienstverlening met inachtneming van de hiervoor genoemde doeleinden. Hierbij valt te denken aan waarneming van de praktijk door een andere advocaat, het (laten) uitvoeren van een deskundigheidsonderzoek of het inschakelen van een andere derde partij namens en in opdracht van Verus Juridisch, zoals een IT-leverancier, maar ook het verstrekken van uw persoonsgegevens in verband met (gerechtelijke) procedures of correspondentie met de wederpartij.

Daarnaast kan Verus Juridisch persoonsgegevens verstrekken aan een derde partij, zoals een toezichthouder of een andere met openbaar gezag beklede instantie, voor zover daartoe een wettelijke verplichting bestaat.

Met de derde partij die namens en uitsluitend in opdracht van Verus Juridisch uw persoonsgegevens verwerkt, wordt door vereniging Verus een verwerkersovereenkomst gesloten waardoor die derde partij eveneens gehouden is aan de verplichtingen en condities welke vereniging Verus (namens Verus Juridisch) als verwerkingsverantwoordelijke heeft gesteld. Door de vereniging Verus ingeschakelde derde partijen, die als verwerkingsverantwoordelijke diensten aanbieden, zijn voor de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens zelf verantwoordelijk voor de naleving van de AVG. Hierbij valt te denken aan een accountant, notaris, ingeschakelde andere derde partij ten behoeve van een second opinion of deskundigenrapport.

Beveiliging persoonsgegevens

Verus Juridisch werkt binnen de context van vereniging Verus. Vereniging Verus hecht grote waarde aan de beveiliging en bescherming van uw persoonsgegevens en zorgt, rekening houdend met de stand van de techniek, voor passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. In het geval vereniging Verus gebruik maakt van diensten van derde partijen, zoals een IT-leverancier, zal vereniging Verus in het kader van de bescherming van persoonsgegevens in een verwerkersovereenkomst afspraken vastleggen over afdoende beveiligingsmaatregelen.

Bewaartermijn persoonsgegevens

Verus Juridisch bewaart persoonsgegevens die worden verwerkt niet langer dan noodzakelijk is voor de hiervoor genoemde doeleinden van de gegevensverwerking dan wel op grond van wet- en regelgeving is vereist.

De dossiers en gegevensdragers worden conform de wettelijke termijn bewaard (Bron: Nederlandse Orde van Advocaten, model kantoorhandboek):

  • Verjaringstermijn rechtsvordering opvragen van stukken: 5 jaar na einde bemoeienis met de zaak
  • Bewaartermijn van administratieve gegevens: 7 jaar
  • Bewaartermijn gegevensdragers: 7 jaar
  • Bewaartermijn op grond van de AWR: 7 jaar
  • Verjaringstermijn voor beroepsfouten: 5 of 20 jaar

Privacy rechten van betrokkenen

Een verzoek tot inzage, correctie, beperking, verzet, overdraagbaarheid van gegevens, verwijdering van uw persoonsgegevens of intrekking van eerder gegeven toestemming, kunt u sturen aan Verus Juridisch op het e-mailadres aenj@verus.nl. U mag ons hierover ook bellen op het nummer 03 48 – 74 44 48. U ontvangt binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek nader bericht van ons.

Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarbij Verus Juridisch aan uw verzoek als betrokkene geen of niet volledige uitvoering kan geven. Hierbij valt te denken aan de geheimhoudingsplicht van advocaten en andere juristen en wettelijke bewaartermijnen. Mocht zulks het geval, dan wordt u daarover geïnformeerd.

Teneinde zeker te weten dat wij op basis van uw verzoek de betreffende persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken, vragen wij u ter verificatie een kopie over te leggen van een geldig paspoort, rijbewijs of identiteitsbewijs met een afgeschermde pasfoto en BSN-nummer. Verus Juridisch neemt alleen verzoeken in behandeling die betrekking hebben op uw eigen persoonsgegevens.

Gebruik social media

Op de website(s) van vereniging Verus zijn knoppen (ook wel buttons genaamd) met links opgenomen om webpagina’s te kunnen promoten of delen op sociale (media) netwerken of websites van derden, zoals Twitter, Linkedin of Facebook. Deze faciliteit staat onder andere ten dienste van Verus Juridisch. Vereniging Verus houdt geen toezicht op en is niet verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens door en via zulke derde partijen. Het gebruik van die media is dus voor uw eigen risico. Voordat u van die diensten van derde partijen gebruik maakt, is het raadzaam eerst het privacy statement van die derden door te lezen.

Statistieken en cookies

Vereniging Verus houdt gebruiksgegevens bij van de websites voor statistische doeleinden. De langs deze weg verzamelde (persoons)gegevens worden niet door vereniging Verus verkocht aan derden.

Teneinde het gebruiksgemak van de websites van vereniging Verus te vergroten, maar ook om functionaliteit te kunnen aanbieden, wordt gebruik gemaakt van zogenaamde ‘cookies’. Een cookie is een klein tekstbestand dat tijdens uw bezoek op de website van vereniging Verus op bijvoorbeeld uw computer, tablet of smartphone wordt geplaatst. U kunt het gebruik van deze cookies, behalve cookies voor de basisfunctionaliteit, op elk gewenst moment weigeren, hoewel dit de functionaliteit en het gebruiksgemak van de websites kan beperken.

De websites van vereniging Verus maken gebruik van cookies van Google Analytics om, in hoofdlijnen, het gebruikersgedrag en algemene trends te volgen en rapportages te verkrijgen. Dit helpt om de werking van de websites te verbeteren. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht of voor zover derde partijen de informatie namens Google verwerken. Door gebruik te maken van de website van vereniging Verus geeft u toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven. Eveneens worden cookies geplaatst door het gebruik van buttons en/of links, zoals hiervoor onder ‘Gebruik social media’ is omschreven. Vereniging Verus heeft geen invloed op het plaatsen en gebruik van cookies door deze social media.

Privacymaatregelen in verband met de analytische cookies

  • We hebben een verwerkersovereenkomst met Google gesloten
  • We maskeren het laatste octet van IP-adressen
  • We hebben 'gegevens delen' uitgezet
  • We maken geen gebruik van andere Google-diensten in combinatie met de analytische cookies

Op de website van de Autoriteit Consument en Markt leest u meer over cookies en hoe u deze kunt blokkeren of verwijderen.

Op de website verus.nl biedt de vereniging Verus een blog aan van medewerkers en soms gastbloggers van Verus. Alle informatie die hierop wordt geplaatst, bijvoorbeeld als u reageert op een blog, kan door een ieder, dus willekeurige derde partij, worden gelezen, verzameld en gebruikt.

Een verzoek om persoonsgegevens te verwijderen uit een blog kan worden ingediend via de contactgegevens onder ‘Privacy rechten van betrokkenen’. Vereniging Verus is in niet altijd in staat om persoonsgegevens uit een blog te verwijderen. In een reactie op uw voornoemde verzoek geeft vereniging Verus dan aan dat het niet gelukt is en ook om welke reden. In het geval u als betrokkene persoonsgegevens post via een applicatie van een derde partij (via social media), dan is die derde partij of de beheerder van de applicatie het aanspreekpunt bij dergelijke verzoeken om verwijdering of andersoortige privacy vragen.

Aanpassing privacyverklaring

Verus Juridisch heeft het recht de inhoud van deze privacyverklaring op ieder gewenst moment zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen. Aanpassingen van deze privacyverklaring worden op de website van vereniging Verus gepubliceerd. Raadpleeg daarom met regelmaat de webpagina’s van Verus Juridisch op genoemde website, waar u deze privacyverklaring vindt.

Vragen & Contact

Vereniging Verus heeft twee Privacy Officers. Bij vragen of opmerkingen over de verwerking van uw persoonsgegevens en deze privacyverklaring kunt u via het secretariaat contact opnemen op telefoonnummer 0348 74 44 48, e-mail: aenj@verus.nl. Hier vindt u de algemene contactgegevens van Verus.

Deze privacyverklaring is te Woerden goedgekeurd door het CvB / MT op 16 februari 2021