U bent hier

Verlengen of aanbesteden printercontract maakt groot verschil

De afloopdatum van het printercontract  nadert. Wat wordt het: verlenging van het bestaande contract of aanbesteding van een nieuw contract? Verlenging lijkt een voordelige keuze. Maar wist u dat aanbesteding kan leiden tot een efficiëntere printomgeving met minder maar snellere apparaten en betere dienstverlening? Én tegen scherpere tarieven? Lees hoe Scope Scholengroep dit aanpakte.

Verlenging van het bestaande printercontract lijkt op het eerste gezicht een voordelige keuze. De leverancier biedt vaak een aantrekkelijke korting en de bestaande apparaten hoeven niet te worden vervangen.

Aanbesteding van een nieuw contract brengt extra werk met zich mee. Er moet worden nagedacht over de gewenste dienstverlening en apparatuur, waarna een Programma van Eisen moet worden opgesteld. Na publicatie van de aanbesteding moet vervolgens de toekomstige leverancier worden geselecteerd en gecontracteerd, waarna de nieuwe afdrukomgeving kan worden ingericht. 

Keuze

Scope Scholengroep uit Alphen aan den Rijn stond onlangs voor deze keuze. Concern controller Ronald Kollen vertelt dat bij het naderen van het einde van de looptijd van het contract, de leverancier inderdaad met een aanbod kwam. ''Wij konden het bestaande contract met drie jaar verlengen tegen een beduidend lager bedrag. Een aantal machines zou dan vervangen worden en een aantal gehandhaafd blijven.'' 

Schijn bedriegt

Dit aanbod leek niet alleen financieel erg aantrekkelijk, het zou ook heel wat inspanning besparen. Maar schijn bedriegt. 

Verlenging van een bestaand contract betekent slechts uitstel. Uitstel dat ook nog eens consequenties kan hebben voor de kosten en voor de werking, zoals meer storingen, van de apparaten. De apparatuur is in de meeste gevallen aan het einde van het contract ook aan het einde van zijn levensduur, dus afgeschreven. Ook kan het zijn dat de voorwaarden binnen het contract niet meer aansluiten op de ontwikkeling van de scholen, zoals bij Scope het geval was. 

''Door digitalisering was het printvolume behoorlijk teruggelopen terwijl we in het contract met een vastgesteld volume te maken hadden'', aldus Kollen. ''Daarnaast hadden wij een Programma van Eisen waarmee we met de toenmalige machines niet uit de voeten konden. We zouden dus in onze ontwikkeling worden geremd.'' 

Dilemma

''Via Verus kwamen wij uit bij het collectief Printen voor Scholen. We legden ons 'dilemma' aan hun voor'', vervolgt Kollen. ''Zij gaven het advies om geen gebruik te maken van het schijnbaar aantrekkelijke aanbod van de toenmalige leverancier. Printen voor Scholen heeft de ervaring dat bij Europese aanbestedingen forse besparingen mogelijk zijn en er veel meer flexibiliteit bedongen kan worden. Op die manier kon ook voldaan worden aan onze wensen met betrekking tot de apparatuur in het Programma van Eisen.''

Beter voor minder

Aanbesteding van een nieuw contract biedt dus ook de mogelijkheid om eens goed na te denken over welke afdrukapparaten er nu echt nodig zijn. De ontwikkelingen op dit gebied staan niet stil; er komt steeds betere apparatuur met veel meer (afwerk)mogelijkheden op de markt. In combinatie met Follow me (= printen waar je wilt met je pas) betekent dit dat er aanzienlijk minder machines nodig zijn. Dit brengt extra kostenverlaging met zich mee. 

Bovendien richten de leveranciers zich meer en meer op het ontzorgen van hun klanten. Dit betekent dat er een hoger niveau van dienstverlening kan worden gecontracteerd, tegen een scherpere prijs.  

Printen voor Scholen

Scope Scholengroep startte uiteindelijk samen met een ander schoolbestuur een Europese aanbesteding, onder begeleiding van Printen voor Scholen. ''Zij hebben het hele proces verzorgd en onze input gevraagd als dat nodig was. Het resultaat is dat wij nu een contract hebben dat volledig voldoet aan onze wensen en zelfs goedkoper is dan het schijnbaar aantrekkelijke aanbod van de voormalige leverancier. Kortom, wij kunnen Printen voor Scholen van harte aanbevelen'', besluit Kollen.

Meer weten?

Printen voor Scholen zorgt voor verbeter- en besparingsmogelijkheden, biedt helder advies en ondersteunt onderwijsorganisaties bij het inrichten en exploiteren van de afdrukomgeving. Dat houdt dus ook in dat de inspanningen rond een aanbesteding met een abonnement op Printen voor Scholen aanzienlijk worden verminderd.

Meer informatie op www.printenvoorscholen.nl

PO | VO | MBO | HBO | WO

Aanmelden voor de Verus nieuwsbrief

Iedere week het laatste nieuws uit het onderwijs