U bent hier

Stilzwijgende verlenging van contracten? Daar zit een risico aan. 

Termijnen, looptijden en een tijdige indiening: als het gaat om aanbestedingen zijn de spelregels streng. Zowel inschrijvende partijen als aanbestedende diensten zijn aan regels gebonden. In de praktijk komt het voor dat aanbestedende diensten contracten (stilzwijgend) verlengen zonder dat daarvoor iets is opgenomen in de oorspronkelijke overeenkomst. 

Dit kan ertoe leiden dat de opdrachtwaarde mogelijk hoger uitvalt dan aanvankelijk is geraamd. De Aanbestedingswet is hierover klip en klaar: alle mogelijke verlengingen moeten op voorhand worden meegenomen. Bij de berekening van de geraamde waarde mag een aanbestedende dienst niet het oogmerk hebben zich aan de wet te onttrekken. Zo’n verlenging kan daardoor in strijd zijn met de Aanbestedingswet. 

Een gevolg van het niet naleven van de Aanbestedingswet is dat de accountant een opmerking kan plaatsen in de controleverklaring. Er wordt dan een ‘andere dan goedgekeurde verklaring’ afgegeven, bijvoorbeeld een verklaring met beperking: de jaarrekening is goedgekeurd met uitzondering van een onderdeel daarvan. Een dergelijke vermelding kan nadelig zijn voor het imago van je onderwijsorganisatie. De accountant zal je in dat geval attenderen op jouw aanbestedingsplicht. 

Aanbestedingsgrens

De kans dat de accountant een opmerking plaatst is reëel naarmate de aanbestedingsgrens wordt overschreden (in 2020 – 2021 voor leveringen en diensten ligt die grens op € 214.000,-) en het aantal keer dat het betreffende contract is verlengd en/of soortgelijke gevallen vaker zijn voorgekomen. De grondslag voor de werkzaamheden van de accountant in dit verband is het controleprotocol van de Onderwijsinspectie (zie o.a. par. 2.3.1) in het kader van de rechtmatigheidscontrole.

Naast de bovenbeschreven verklaring kun je een bericht ontvangen van het ministerie van OCW dat je je niet hebt gehouden aan de regels voor een Europese aanbesteding, zoals blijkt uit de uitzonderingsrapportage. Het ministerie kan je erop wijzen dat je hierdoor het risico loopt dat benadeelde concurrerende marktpartijen je aansprakelijk stellen voor geleden omzetverlies; een belangrijk aspect waar je als onderwijsorganisatie ook zelf bewust van dient te zijn. Je dient dan ook uit te kunnen leggen waarom op bepaalde wijze gehandeld is.

Te hoge bedragen

Verder kan er sprake zijn van ondoelmatige besteding van rijksmiddelen, omdat je mogelijk te hoge bedragen hebt betaald voor de geleverde diensten of producten. Het ministerie zal je verzoeken zo spoedig mogelijk te voldoen aan de desbetreffende regelgeving.  

Verus begeleidt leden bij (Europese) aanbestedingen. Heb je nog vragen over deze informatie? Neem dan gerust contact op met juridisch adviseur Michael Ashcroft, via mashcroft@verus.nl

 

PO | VO | MBO

Aanmelden voor de Verus nieuwsbrief

Iedere week het laatste nieuws uit het onderwijs