Nieuw RvT-lid nodig? Doe het eens zo

De medezeggenschapsraad van Stichting Ubbo Emmius kreeg vorig jaar mei van de RvT een profielschets voor een nieuw lid. En daarbij een uitnodiging: de MR mocht een bindende voordracht doen. “Ik geloof dat er normaalgesprokken wat nadrukkelijker meegekeken wordt door RvT en bestuur”, zegt MR-lid Bert Janssens nu. “Maar ons werd gevraagd om drie leden voor een benoemingsadviescommissie (BAC) te leveren.”

Een BAC vanuit de MR

Janssens werd één van de drie leden van de BAC. Hijzelf is ouder, de twee andere leden leraar. Ze werden samen met een RvT-lid uitgenodigd door de ambtelijk secretaris van de stichting voor een toelichting op de procedure en rolverdeling. 

Het RvT-lid was formeel geen lid van de benoemingscommissie, maar adviserend lid. “Ze was bij alle gesprekken aanwezig, kon vragen beantwoorden en input leveren. Zij had geen stem bij de voordracht. Ze vormde een natuurlijke schakel in het geheel. Dat kwam de communicatie ten goede.”

Lijstje van selectiecriteria

Maar zover was het nog niet: eerst maakte de benoemingscommissie procesafspraken: ze benoemde een voorzitter en secretaris en startte de wervingsprocedure. 

Toen de brieven en cv’s binnenkwamen, maakte de commissie een selectie. Daarvoor had zij een document met selectiecriteria opgesteld. Zo werd van sollicitanten genoteerd hoe ze scoorden op bijvoorbeeld kennis, ervaring en hun netwerk. Drie kandidaten werden geselecteerd voor een gesprek.

Bij de gesprekken was naast de benoemingscommissie ook het RvT-lid aanwezig. En ook hiervoor maakten zij samen vooraf een lijst met selectiecriteria die iedereen na elk gesprek individueel invulde. Na evaluatie kwam er een sollicitant uitgerold die de commissie kon voordragen aan de RvT.

MR, RvT en bestuurder kijken tevreden terug op het hele proces, dat door de laatste een ‘voorbeeldige samenwerking’ wordt genoemd. 

Het schaap met vijf poten

Als Janssens een ‘kritisch moment’ moet aanwijzen, is dat toch wel het begin van dit hele proces. “Een profiel opstellen lukt iedereen”, weet Janssens, “je zoekt het schaap met vijf poten. Zorg daarom voor een goede voorbereiding, dat is echt het halve werk. Weet wat je wilt vragen tijdens de gesprekken, zorg voor een duidelijke rolverdeling, deel met elkaar welke criteria je gaat hanteren.” De MR-leden bespraken bij de start stap voor stap hoe het proces eruit moest gaan zien, dat werkte. 

Ook voor een minder harmonieuze organisatie

Mooi natuurlijk, als de MR carte blanche krijgt voor het voordragen van een RvT-lid, maar kan zoiets ook in een minder harmonieuze organisatie? Ja, gelooft Janssens. “Je krijgt wat je geeft. Dus als de RvT je het vertrouwen geeft, ga je daar ook serieus mee aan de slag.”

Nog een tip voor wie dit ook wil: spreek duidelijk je verwachtingen uit. Zo ontstaan openheid en vertrouwen, merkte Janssens. “Júist waar het spannend is in een organisatie, is dit een prima aanvliegroute.” 

Doe het zoals Ubbo Emmius

Geïnspireerd? We zetten op een rijtje hoe Stichting Ubbo Emmius de werving van dit RvT-lid heeft aangepakt:

1. De RvT levert een profielschets, tijdpad en vraagt de MR met een voordracht te komen;
2. De MR stelt een benoemingscommissie samen in overleg met de ambtelijk secretaris;
3. Eén van de RvT-leden ondersteunt de benoemingscommissie als adviserend lid en zij is bij alle gesprekken aanwezig;
4. Samen spreken ze het tijdpad, wervingsprocedure, rolverdeling door en maken werkafspraken;
5. De werving wordt gestart en sollicitaties komen binnen, coördinatie door de ambtelijk secretaris;
6. Aan de hand van selectiecriteria bepaalt de benoemingscommissie welke kandidaten op gesprek komen;
7. Gesprekken worden gevoerd met de benoemingscommissie en het RvT-lid. Daarbij gebruiken ze opnieuw een lijstje met selectiecriteria;
8. De benoemingscommissie selecteert de juiste kandidaat en draagt die voor bij de RvT.
9. Evaluatie van het proces en eventuele verbeterpunten formuleren.