U bent hier

Mag de werkgever e-mailberichten van de werknemer controleren?

Ook na de invoering van de AVG mag de werkgever nog mails van zijn werknemers controleren. Maar daar zijn wel voorwaarden aan verbonden.

Op 25 mei 2018 trad de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking.

Deze verordening leidde tot wijzigingen van onder meer de verwerking van persoonsgegevens en het monitoren van werknemers. In de AVG zijn geen concrete regels geformuleerd over het controle van emails door werkgevers. Daarom moet worden teruggevallen op uitspraken van rechters

Onder omstandigheden

In 1992 is al bepaald dat het recht op privacy zich ook over de werkplek van de werknemer uitstrekt. Dit recht mag onder omstandigheden wel worden ingeperkt. De werkgever mag namelijk onder bepaalde omstandigheden e-mailberichten van zijn werknemers te controleren. Het Europees Hof voor de Rechten van de Mens heeft bepaald dat een werkgever mails van zijn werknemer alleen kan controleren als voor de werknemer kenbaar is of kan zijn dat zijn e-mailberichten worden gecontroleerd.

De werkgever moet de werknemer vooraf informeren over de aard, reikwijdte, omvang en wijze van controle van berichten. Als niet op voorhand duidelijk kenbaar is gemaakt dat monitoring plaatsvindt, mag de werknemer ervan uit gaan dat de communicatie privé is.

De werkgever moet bovendien een gerechtvaardigd doel hebben voor de controle, bijvoorbeeld als de werkgever van mening is dat sprake is van misbruik. Controle van de werknemer mag ook alleen voor dat doel worden ingezet.

Verder moet worden voldaan aan de subsidiariteits- en proportionaliteitseis. Dat wil zeggen dat nagegaan moet worden of de e-mailcontrole wel noodzakelijk is. Als er minder ingrijpende middelen dan e-mailcontrole voorhanden zijn, dan moet de werkgever daartoe overgaan. Zijn deze middelen er niet, dan moet controle op een zo min mogelijk ingrijpende wijze plaatsvinden.

Ook moet de vraag worden gesteld of het belang van controle door de werkgever groter is dan het recht op privacy van de werknemer. Of controle proportioneel is, kan onder andere aan de hand van de volgende afwegingen worden beoordeeld: wordt de inhoud van de berichten of alleen de hoeveelheid berichten gecontroleerd? En hoelang wordt een werknemer gecontroleerd?

Privacy versus werkgeversbelang

Kortom, onder omstandigheden is het gerechtvaardigd dat een werkgever de e-mails van een werknemer controleert. Het recht op privacy van de werknemer moet dan wijken voor het belang dat de werkgever bij controle heeft.

Protocol

Een werkgever doet er goed aan om de voorschriften vast te leggen in een protocol. Verder geldt dat de medezeggenschapsraad of de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad, een instemmingsrecht heeft bij het vaststellen of wijzigen van een regeling waarin voorzieningen zijn opgenomen die gericht zijn op of geschikt zijn voor controle van werknemers.

Vragen hierover? Neem contact op met onze juridische helpdesk

mr. Marco De Vita

PO | VO | MBO | HBO | WO

Aanmelden voor de Verus nieuwsbrief

Iedere week het laatste nieuws uit het onderwijs