U bent hier

Bij indiensttreding hebben we een werknemer per ongeluk te hoog ingeschaald, mogen we dit nu nog herstellen?

De juristen van de Helpdesk hebben het afgelopen jaar ruim 5000 juridische vragen van onze leden beantwoord. De vragen die aan hen worden voorgelegd, zijn zeer divers van aard. In dit artikel besteden we aandacht aan één van de vragen die regelmatig aan de Helpdesk worden gesteld. Ditmaal gaan we in op of je als werkgever een administratieve fout wat betreft te hoge inschaling bij indiensttreding van een werknemer nog kunt herstellen.

Het kan natuurlijk voorkomen dat een werkgever een administratiefout maakt en de werknemer in een te hoge schaal of trede inschaalt. De werkgever deelt werknemer bij indiensttreding bijvoorbeeld in schaal 8 in, terwijl dit eigenlijk schaal 6 hoort te zijn. In principe kan de werkgever – als echt duidelijk sprake is van een fout of verschrijving – zich daarop beroepen. Dergelijke fouten kunnen achteraf nog worden hersteld. Belangrijk is dan wel dat het ook voor de werknemer duidelijk had kunnen zijn dat er sprake was van een fout.

Soms is de fout heel makkelijk aan te tonen als in het arbeidsvoorwaardengesprek door partijen duidelijk is gesproken over bijvoorbeeld het concrete salaris en dit ook nog in later gevoerde e-mailwisselingen tot uitdrukking komt. Maar in de praktijk is dit niet altijd aan de orde. Wellicht omdat er niet heel duidelijk over is gesproken en/of iets niet duidelijk is vastgelegd. Er kan dan een discussie ontstaan over welke afspraken concreet tussen partijen zijn gemaakt. De werknemer zou zich op het standpunt kunnen stellen dat hij er in principe gewoon vanuit mag gaan dat de werkgever het salaris op een correcte wijze vaststelt en invoert. Met andere woorden: dat hij er in principe gerechtvaardigd op mag vertrouwen dat hij het juiste salaris ontvangt en dat dit om deze reden ook niet meer aangepast mag worden.

Bewijs

Als een werknemer deze reden aanvoert, is het aan de werkgever om aan te tonen dat het wél degelijk gaat om een fout. De werkgever kan dit mogelijk onderbouwen met aanvullende documenten. Denk hierbij aan aanvullend beleidstukken die binnen de organisatie gelden (m.b.t. inschaling), de vacaturetekst met vermelding van de betreffende salarisschaal, specifieke cao-bepalingen omtrent de inschaling en/of aanvullende mailwisselingen met de werknemer. Daarbij geldt vaak dat hoe groter het verschil is tussen het bedrag dat is ingevoerd en het bedrag dat het had moeten zijn, hoe makkelijker het voor de werkgever kan zijn om aan te tonen dat er een fout in is geslopen. Ook kan een rol spelen wanneer de fout precies is ontdekt en wanneer de werkgever tot herstel wenst over te gaan. Kortom, de concrete omstandigheden van het geval zijn dus telkens weer van belang bij de vraag of beargumenteerd kan worden dat sprake was van een administratieve fout bij de inschaling en correctie hiervan nog mogelijk en redelijk is.

Uitspraak

Zie in dat verband bijvoorbeeld deze uitspraak van de Commissie Geschillen Cao MBO. In deze situatie ging het om een werknemer die bij een herindeling in het kader van de functiemix in een te hoge trede werd ingeschaald. De werknemer stelt dat zij erop mocht vertrouwen dat de werkgever het salaris dat zij al enkele maanden ontving, juist had vastgesteld. De commissie komt echter tot een ander oordeel. Zij concludeert namelijk dat een werknemer er in beginsel vanuit mag gaan dat een werkgever het salaris juist vaststelt, maar stelt ook dat echte zekerheid over de hoogte van het salaris ontleent kan worden aan hetgeen de cao daarover bepaalt. Aan de mailwisselingen met haar leidinggevende kon de werknemer niet het vertrouwen ontlenen dat haar salaris hoger zou worden ingeschaald, omdat aan de inschaling aan die hogere trede duidelijk de voorwaarde was verbonden dat er sprake moest zijn van een positieve beoordeling. Nu een dergelijke beoordeling ontbrak en er geen rechtsregel is die het een werkgever verbiedt om een gemaakte fout te corrigeren, stelt de commissie de werknemer in het ongelijk. In deze situatie kon de werkgever redelijk ‘eenvoudig’ zijn fout bewijzen door te verwijzen naar de regels hieromtrent in de cao en de e-mailwisseling tussen partijen die hierbij aansloten. Maar let op: dit zal niet in elke situatie zo zijn.

Vragen om terugbetaling?

Bestaat er tussen partijen geen discussie over het feit dat de werkgever een administratieve fout heeft gemaakt bij de inschaling, dan kan een volgende vraag om de hoek komen kijken. Mag je aan een werknemer dan vragen om het eventueel teveel ontvangen salaris terug te betalen? Dat is weer een juridisch vraagstuk op zich. In principe mag je als werkgever iets terugvorderen als iets onterecht betaald is, maar de werkgever zal altijd kritisch moeten kijken of het terugvorderen van dit (gehele) bedrag wel redelijk is en niet in strijd met het goed werkgeverschap.

Als bijvoorbeeld gedurende een langere tijd een te hoog salaris is uitbetaald, en het de werknemer niet heel duidelijk hoeft (en hoefde) te zijn dat er teveel is (en was) betaald (omdat de fout bijvoorbeeld niet leidde tot hele grote verschillen in het nettoloon), dan is het niet altijd redelijk om het bedrag terug te vorderen. De werknemer wordt dan immers – zeker als het geruime tijd heeft geduurd - plotseling geconfronteerd met een wel hele forse financiële rekening, waarmee hij geen rekening heeft kunnen houden. Kortom: ook hier zullen de omstandigheden van het geval bepalend zijn bij de vraag of je in een individuele situatie - naast het herstellen van de fout - ook daadwerkelijk over kan gaan tot terugvordering van het teveel betaalde salaris.

Wens je meer informatie over dit onderwerp of andere juridische onderwerpen? Neem dan contact op met de Juridische Helpdesk van Verus. Op werkdagen telefonisch bereikbaar van 09:00 tot 15:00 uur op 0348-744460 of per e-mail helpdesk@verus.nl.

PO | VO | MBO | HBO | WO

Aanmelden voor de Verus nieuwsbrief

Iedere week het laatste nieuws uit het onderwijs