Toezichthouden in tijden van crisis: 5 handvatten

Hoe ziet het samenspel tussen toezichthouder en bestuurder er uit in een crisissituatie als de coronacrisis? Wat doe je als toezichthouder wel en wat niet? Welke vragen stel je? Hoe balanceer je tussen ruimte geven aan de bestuurder en die informatie vragen die je vanuit je rol van toezichthouder nodig hebt? En wat kun je als bestuurder doen om de toezichthouders te informeren en het vertrouwen te geven dat je ‘in control’ bent? 

Een aantal handvatten voor toezichthouders  

1. Zoek de bestuurder en elkaar (digitaal) op  

Juist in tijden van crisis is het belangrijk om elkaar te ontmoeten. Als voor de schoolorganisatie een turbulente tijd aanbreekt, is het belangrijk om dichter bij de bestuurder te gaan staan. Het is van groot belang dat de toezichthouders benaderbaar en ook zichtbaar zijn voor de schoolorganisatie. Laat de mensen weten hoe ze eventueel met de toezichthouder in contact kunnen komen als daar behoefte aan is. Praat met elkaar over de situatie, pak de rol als sparringpartner op en toon betrokkenheid. In crisissituaties is het van groot belang om ook aandacht te hebben voor de bestuurder als mens en het wel en wee van de organisatie. 

2. Bewaar de rust 

In crisissituaties is de verleiding groot om als toezichthouder in plaats van monitoren te gaan escaleren: meer informatie vragen, eisen stellen aan de bestuurder… Dat doorschieten zorgt voor veel onrust en voor ruis op de lijn tussen bestuurder en toezichthouder. Goede communicatie vanuit zowel de bestuurder alsook de toezichthouder is dan ook essentieel om expliciet te maken hoe zaken worden bekeken en gewogen. Het komt de relatie tussen bestuurder en toezichthouder ten goede om al van tevoren vast te stellen wat de wederzijdse verwachtingen zijn. Op basis van dit gesprek kunnen er gepaste interventies plaatsvinden.  

3. Stel vragen vanuit relevante invalshoeken 

Bij het monitoren kun je de volgende vragen gebruiken om de situatie vanuit verschillende invalshoeken te bekijken: 

1. Kunnen we onze missie en visie als organisatie ook nu waarmaken?
2. Hoe beleven alle betrokkenen (directie, docenten, leerlingen, ouders) deze situatie?
3. Welke stappen worden er gezet tot de zomervakantie?
4. Wat heeft nu absolute prioriteit?
5. Wat heeft de bestuurder nodig van de toezichthouder op dit moment?

4. Zorg dat je als toezichthouder op de hoogte bent van de ontwikkelingen 

Het werkt voor de bestuurder heel prettig als de gesprekpartners op de hoogte zijn. Raadpleeg regelmatig belangrijke websites, zoals van: 

• RIVM 
• Ministerie van OCW 
• Verus 
• PO-raad of VO-raad 

5. Plan na de Coronacrisis een reflectiemoment in 

Als de storm is gaan liggen schakelen we vaak weer over naar de ‘orde van de dag’. We laten dan juist een kans liggen. Maar zeker in tijden van een crisis worden er allerlei lessen opgedaan. Het is dan ook belangrijk om een reflectiemoment in te plannen en stil te staan bij wat er gebeurd is en wat de organisatie daarvan geleerd heeft. Hieronder tref je een aantal vragen aan die daarbij behulpzaam kunnen zijn: 

• Hoe was onze houding als toezichthouder? Was die adequaat? Reageerden we eenduidig?  
• Hebben we aandacht gehad voor inhoud, proces en relatie? 
• Welke hobbels wierp de crisis voor ons op?
• Welke nieuwe kansen hebben we kunnen zien door deze crisis?
• Wat heeft de bestuurder/de organisatie geleerd van deze crisis?

Ook Verus bezint zich op de vraag hoe we ons te verhouden hebben tot deze crisis. De kern: wij willen er zijn voor de leden. Juist nu komt het eropaan om elkaar te helpen. Samen staan we sterker, samen zijn we creatiever, samen kunnen we ook lessen trekken. Mocht u behoefte hebben om even te sparren met één van de adviseurs van Verus, neem dan gerust contact met ons op.