Wat te doen als je niet weet wat te doen

Deze titel kan in veel tijden overkomen als een leuk gedachtenspelletje. In de situatie waar we ons nu bevinden is het aan de orde van de dag. We zijn ontregeld doordat een nieuw virus rondwaart en grote hoeveel heden mensen tegelijk ziek maakt. Hoe graag zouden we de problemen in de gezondheidszorg, organisatie van het dagelijks leven, de dreiging van een economische recessie oplossen op een lineaire manier. In drie stappen klaar, dat zou fijn zijn. 

Houvast zoeken

Tijdens een vierdaagse conferentie met een internationale groep professionals bestudeerde ik twee jaar geleden hoe we met dit soort situaties omgaan, wat wijsheid is, en waar je het van moet hebben in deze situaties. Een van de eerste inzichten was: learn to be comfortable in the unknown. Het eerste dat wegvalt is het gevoel van controle, beheersing. Je gaat op zoek naar een andere manier om grip te hebben, om te weten dat wat je doet goed is. En als je in een team te maken hebt met niet weten, dan moet je dat proces met elkaar inrichten. Als leider weet je het nu ook even niet, en je belangrijkste opdracht is om, met het einddoel voor ogen, kennis, menskracht en middelen goed te gebruiken om stap voor stap te kijken wat het goede is om te doen. 

Een cascade aan vragen

Er komt nu, met het stilleggen van het sociale leven en het daarbij horende sluiten van de scholen, een cascade aan vraagstukken op ons af.  En al snel krijg je door dat je het niet allemaal tegelijk in je hoofd krijgt. Zoals we bij premier Rutte zagen gaan verschillende vraagstukken om de voorrang strijden. Wat weegt zwaarder, het economisch belang, of het gezondheidsbelang? Hoe voorkomen we de maatschappelijke onrust en angst bij mensen? Dit is typisch voor complexe vraagstukken. 

Vijf principes bij complexe situaties

Bij complexe vraagstukken, waarbij je op het punt komt dat je het niet meer weet, ga je koersen op je principes, en gebruik je de kennis en expertise die er is om je keuzes te maken. Je handelt stap voor stap. Als de basis onder langetermijnplannen en -processen wegvalt ga je automatisch iteratief werken. Vijf principes die helpen om met deze situatie om te gaan zijn:

1. Beschrijf het einddoel als een ijkpunt. Waar ben je in alle processen op gericht? Wat is je purpose waar alle stappen toe moeten leiden? Op school kun je dat beschrijven: alle leerlingen zich maximaal laten ontwikkelen op gebied vak kennis en vaardigheden, sociale ontwikkeling en persoonsvorming.
2. Met elkaar delen hoe je omgaat met het niet weten, niet zeker weten. Zorgen dat je de mensen en hulpbronnen inzet om je team daarin te ondersteunen. 
3. Beginnen waar je kunt beginnen, en ‘parkeren’ van vraagstukken die later in beeld zullen komen, bijvoorbeeld op een grote flap met een tijdlijn of een document waar iedereen elementen aan toe kan voegen. 
4. Afstemmen met de (nieuwe) samenwerkingsparters. Je zit met elkaar op een reis, en het organiseren van contact met – in dit geval – ouders en leerlingen. Zorg voor een feedbackloop zodat je ook hoort wat zij van jullie nodig hebben in deze nieuwe situatie.
5. Doe het samen. In je team zullen nieuwe talenten zichtbaar worden, en nieuwe dynamieken. Zorg voor regelmatige afstemming op proces en persoonlijke situatie van de teamleden. Schrijf leerpunten op en ga na of sturing gevraagd is of juist even vertragen.   

Stap voor stap - samen

Deze week was natuurlijk alles op de scholen gericht op het verzamelen en maken van de lesmaterialen om leerlingen thuis te laten leren. Leraren leerden om filmpjes op te nemen zodat leerlingen de uitleg thuis konden krijgen om verder te kunnen. Ondertussen zitten ouders thuis uit te proberen hoe het werkt. Hoe lang hun kinderen achter elkaar kunnen werken. Wat een goed dagschema is, met een ritme van werken en ontspanning. Voor de ene ouder zal dat gemakkelijker zijn dan voor de ander. Ondertussen komen ook de nieuwsberichten bij de kinderen binnen, en zal het voor het ene kind lastiger zijn om met de angst en de veranderingen om te gaan dan voor het andere. 

Als we nu zeker zouden weten dat het maar drie weken zijn, dan is het allemaal wel te overzien. Maar veel is onzeker. Ook op welke termijn het leven weer normaal wordt. Hoeveel mensen er ziek zullen worden, hoeveel er zullen sterven, en hoe je daar als indirect betrokkenen mee om wilt gaan. Wat er in de financiële situatie van veel mensen zal veranderen, en hoe dat de thuissituatie van kinderen gaat beïnvloeden. Veel vragen die nog niet aan de orde zijn, maar wel goed zijn om in het vizier te hebben. 

Ik wens alle bestuurders en directeuren wijsheid toe, veerkracht en vertrouwen. Met elkaar kunnen we het beste dat in ons is tevoorschijn laten komen. Dat is vaak ook de verrassing in dit soort situaties. De creativiteit, de vindingrijkheid en de gezamenlijkheid zijn ons kapitaal. Ruimte maken voor stilte en gebed, gedenken bij wie je betrokken bent en waar je het voor doet helpt om het ook uit te houden. Wat mooi als we dat ook aan de kinderen kunnen meegeven!