U bent hier

Een goede bewerkersovereenkomst in 6 stappen

Bedrijfsvoering
PO | VO | MBO | HBO | WO

In een onderwijsorganisatie worden heel veel persoonsgegevens verwerkt. Je weet waarschijnlijk dat je deze gegevens moet beveiligen. Zolang de gegevens bij jouzelf staan, is dat wellicht nog te overzien. Maar hoe doe je dat als die bij een ander staan omdat je gebruikmaakt van een digitaal leerling- of personeelsdossier of digitale leeromgeving? Jurist Josine van der Brug maakte een stappenplan voor je.

Jij blijft verantwoordelijk

Maar wat moet je doen als de gegevens bij een ander staan? Omdat je gebruik maakt van een digitaal leerling- of personeelsdossier, digitale leeromgeving of andere softwareomgeving waarin persoonsgegevens worden opgenomen? Ook in dat geval blijf jij verantwoordelijk voor deze persoonsgegevens, en kun je erop aangesproken worden als er iets mis gaat. 

Zorg voor bewerkersovereenkomsten

Wat moet je van te voren regelen in deze situaties? Zorg dat je bewerkersovereenkomsten afsluit met de aanbieders van dergelijke software. In zo’n overeenkomst maak je afspraken over de verwerking en de beveiliging van persoonsgegevens. 

In de meeste gevallen zal de aanbieder een bewerkersovereenkomst voorleggen, maar ga daar niet direct mee akkoord. Beoordeel de overeenkomst kritisch voor ondertekening.  

Is het dan nodig om over elke bewerkersovereenkomst die je wilt ondertekenen juridisch advies in te winnen? Nee, dat is niet nodig! De aanpak die ik adviseer is simpel, effectief én je kunt het grotendeels zelf.

Een goede bewerkersovereenkomst in 6 stappen

  1. Ga niet direct akkoord met de aan jou voorgelegde bewerkersovereenkomst. 
  2. Download via deze link de model-bewerkersovereenkomst digitale onderwijsmiddelen die juristen in opdracht van de PO-raad en de VO-raad én in samenspraak met een groot aantal aanbieders van digitale leeromgevingen hebben opgesteld. 
  3. Vergelijk de voorgelegde bewerkersovereenkomst met deze model-bewerkersovereenkomst. Doe dit met een kritische blik en markeer elke afwijking. 
  4. Beoordeel per afwijking van het model of je hiermee wel of niet akkoord wilt gaan.
  5. Informeer de aanbieder schriftelijk over jouw standpunten en verzoek de bewerkersovereenkomst aan te passen aan jouw opmerkingen.
  6. Bij twijfel of je wel of niet akkoord moet gaan, is het raadzaam juridisch advies in te winnen voordat je de bewerkersovereenkomst gaat ondertekenen. 

Actie: advies voor nooit meer dan 500 euro

Voor het juridisch advies kun je bij mij terecht. Ik zal voor dit juridisch advies over jouw twijfelpunten tot 18 mei 2017, het Verus Event, nooit meer dan 500 euro in rekening brengen.   

Last but not least: Bij een aanbieder van digitale leermiddelen mag je verwachten dat de bewerkersovereenkomst in lijn is met het model, zeker als deze aanbieder zich heeft aangesloten bij het privacy-convenant. je kunt de aanbieder zeker wijzen op het model en het convenant en vragen waarom de voorgelegde bewerkersovereenkomst niet overeenkomstig is. Als je een bewerkersovereenkomst wilt afsluiten met een aanbieder van andersoortige software, dan zal een vertaalslag hebben plaatsgevonden naar die andere inhoud. Enige afwijking tussen de door jou te ondertekenen bewerkersovereenkomst en het model ligt dan ook in de lijn der verwachtingen.     

Neem contact op met Josine van der Brug